Regulamin uczestnictwa w Konferencji pn.: Ogólnopolska konferencja „Nowoczesna Hydrotechnika dla Rozwoju Gospodarki Wodnej”

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

• Regulamin określa warunki uczestnictwa w Konferencji pod nazwą Ogólnopolska konferencja „Nowoczesna Hydrotechnika dla Rozwoju Gospodarki Wodnej” zwanej dalej „Hydrotechnika2026” organizowanej przez Politechnikę Krakowską we współpracy z Fundacją Spacerowa 7 , oraz Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej – Państwowy Instytut Badawczy jako Współorganizator Merytoryczny Organizatorów.
• Konferencja odbędzie się w dniach 15-17.09.2026r. w Centrum Edukacyjno – Badawczym PK „Działownia” Kampus Politechniki Krakowskiej, przy ul. Warszawskiej 24, 31-155 w Krakowie.
• Polityka Prywatności – określa sposób przetwarzania danych.
• Polityka Prywatności stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 2. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego Regulaminu sprecyzowano następujące definicje:

• Regulamin – oznacza niniejszy dokument zawierający zbiór zasad i warunków uczestnictwa w Konferencji, dostępny na stronie internetowej pod adresem: https://hydrotechnika2026.pl/
• Organizator – oznacza Fundacja Spacerowa 7 z siedzibą Lądku-Zdroju (ul. Spacerowa 7, 57-540 Lądek-Zdrój), NIP: 8811489269, która zgodnie z umową o współpracy z Politechniką Krakowską z dnia 17.02.2026 przyjęła na siebie rolę partnera zapewniającego obsługę organizacyjną i finansową Konferencji.
• Konferencja – oznacza organizowaną przez Organizatora Konferencję pod nazwą: Hydrotechnika2026 odbywającą się w Centrum Edukacyjno – Badawczym PK „Działownia” Kampus Politechniki Krakowskiej, przy ul. Warszawskiej 24, 31-155 w Krakowie.
• Rejestracja Uczestnika – oznacza zgłoszenie Organizatorowi chęci uczestnictwa danej osoby fizycznej w Konferencji poprzez wypełnienie Formularza zgłoszeniowego.
• Formularz zgłoszeniowy – oznacza formularz, w ramach którego następuje Rejestracja Uczestnika, dostępny na stronie internetowej: https://hydrotechnika2026.pl/#rejestracja
• Potwierdzenie zgłoszenia – oznacza komunikat wysyłany przez Organizatora na adres poczty elektronicznej podany przez Uczestnika w procesie Rejestracji, potwierdzający Rejestrację.
• Uczestnik – oznacza osobę fizyczną, która została wskazana w Formularzu zgłoszeniowym. Osoba fizyczna może być Uczestnikiem również w wyniku porozumienia wynikającego z Mecenatu.
• Mecenas – podmiot prywatny lub publiczny umawiający z Organizatorem warunki uczestnictwa poprzez przyjęcie warunków jednego z pakietów Mecenatu lub warunków ustalonych indywidualnie pomiędzy Mecenasem a Organizatorem. Pakiety Mecenatu stanową załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 3. WARUNKI UCZESTNICTWA

• Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest dokonanie Rejestracji za pośrednictwem Formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://hydrotechnika2026.pl/
• Udział w Konferencji jest odpłatny.
• Opłatę za udział w Konferencji reguluje cennik prezentowany na stronie hydrotechnika2026.pl
• Brak opłaty za udział w konferencji może być ustalony indywidualnie z jej Organiozatorem.
• Rejestracja Uczestnika, którego udział w Konferencji jest odpłatny, zostaje potwierdzona po wypełnieniu Formularza zgłoszeniowego oraz zaksięgowaniu opłaty za udział, chyba że Organizator wskaże inny sposób potwierdzenia Rejestracji.
• Każdy Uczestnik otrzyma potwierdzenie uczestnictwa w Konferencji.
• Uczestnik upoważnia Organizatora do przesłania potwierdzenia drogą elektroniczną.
• Koszt pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
• Organizator dopuszcza indywidualne ustalenia w tym zakresie.
• Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.
• Rejestracja po tym terminie będzie możliwa osobiście w recepcji konferencyjnej w czasie trwania Konferencji w miarę dostępności miejsc.

§ 4. REKLAMACJE

• Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej lub na adres siedziby Organizatora i powinny zawierać: imię i nazwisko zgłaszającego reklamację, adres do korespondencji, adres email, numer telefonu, przedmiot reklamacji, datę wydarzenia, wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających reklamację.
• Reklamacje Uczestnik Konferencji może zgłaszać nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
• Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane.
• Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni roboczych od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko podmiotowi składającemu reklamację w formie, w której złożył reklamację.

§5. OBOWIĄZKI UCZESTNIKÓW

• Uczestnik zobowiązany jest zapoznać się z Regulaminem i zgłaszając udział w konferencji akceptuje Regulamin.

§6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

• Organizator oświadcza, że treści przekazane przez niego w trakcie Konferencji mają charakter wyłącznie edukacyjny.
• Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe u Uczestników lub osób trzecich, w związku lub na skutek wykorzystania przez Uczestników informacji, wiedzy lub umiejętności zdobytych w trakcie Konferencji.
• Jeżeli Konferencja nie odbędzie się z przyczyn wyłącznie zależnych od Organizatora, Organizator niezwłocznie poinformuje o tym Uczestnika, a w przypadku Uczestników, którzy uiścili opłatę za udział, dokona zwrotu tej opłaty.
• Zwrot opłaty nie obejmuje kosztów pobytu, przejazdu ani innych kosztów poniesionych przez Uczestnika.
• Organizator nie zwraca opłaty konferencyjnej Uczestnikowi nie biorącemu udziału w konferencji po zaksięgowaniu wpłaty i przesłaniu faktury za udział.
• Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, zmiany osób prelegentów, kolejności prelekcji, składów osobowych paneli eksperckich a także do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od Organizatora.
• W przypadku odwołania Konferencji, informacja o tym fakcie zostanie przekazana zgłoszonym Uczestnikom.

§ 7. ZASADY WYKORZYSTANIA WIZERUNKU, GŁOSU ORAZ WYPOWIEDZI

• Organizator oświadcza, a Uczestnik wyraża zgodę na to, że przebieg Konferencji będzie rejestrowany w formie nagrania audiowizualnego oraz/lub zdjęć, a tak stworzone utwory będą wykorzystywane do celów emisji w środkach masowego przekazu (telewizja, radio, Internet, prasa, itp.) lub dla celów dokumentacji, promocji, reklamy: Organizatora i innych osób wskazanych przez Organizatora, jak również samej Konferencji (komercyjne wykorzystanie).
• Organizator informuje, że rejestracja utworów, o których mowa w §7.1. będzie mieć miejsce na terenie całego obiektu, na którym odbywać się będzie Konferencja, włącznie z namiotami wystawienniczymi oraz w bezpośrednim otoczeniu obiektów konferencyjnych.
• Uczestnik upoważnia Organizatora do wykorzystania swojego wizerunku oraz/lub głosu i wypowiedzi (jeżeli Uczestnik takowych udzieli w trakcie dyskusji prelekcyjnych oraz/lub do kamery) oraz rozpowszechniania ich jako elementów ww. utworów do celów wymienionych w ust. 1 powyżej, i niniejszym udziela niewyłącznej oraz nieodpłatnej zgody, bez ograniczeń czasowych oraz terytorialnych, na ich wykorzystanie przez Organizatora oraz wszelkie upoważnione do tego przez Organizatora podmioty na różnych polach eksploatacji utworów w szczególności:
  • utrwalanie na jakimkolwiek nośniku audiowizualnym (na nośnikach wideo, taśmie światłoczułej, magnetycznej i dysku komputerowym, w sieci multimedialnej w tym w Internecie),
  • zwielokrotnianie jakąkolwiek techniką,
  • publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie,
  • wypożyczenie, najem, użyczenie nośników, na których utrwalono wizerunek, głos, wypowiedź,
  • wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
  • wykorzystanie na różnego rodzaju stronach internetowych (m.in. na stronie Organizatora) oraz social mediach.

§8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

• Organizator udostępnia treść Regulaminu przed zawarciem Umowy.
• Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie.
• Każdy nowy regulamin obowiązuje dla osób, które nie zapisały się jeszcze na Konferencję lub zaakceptowały nowy regulamin.
• Liczba miejsc udziału w Konferencji jest ograniczona.
• O udziale w Konferencji decyduje kolejność zgłoszeń.
• Organizator zastrzega sobie prawo do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają jakiekolwiek postanowienia niniejszego Regulaminu, a w szczególności:
  • podejmują działania sprzeczne z prawem, z dobrymi obyczajami lub godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
  • podejmują działania zmierzające do objęcia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
  • podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
• W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
• W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.
• Wszelkie spory pomiędzy Organizatorem będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.
• Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
• Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu.
• Do zmian treści Polityki Prywatności stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące zmiany Regulaminu.

Załącznik nr 1

Polityka prywatności dla Konferencji Hydrotechnika 2026

W związku z realizacją wymogów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej „RODO”, administrator informuje o zasadach oraz o przysługujących Pani/Panu prawach związanych z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych.

1. Dane administratora danych osobowych

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Spacerowa 7 z siedzibą przy ul. ul. Spacerowa 7, 57-540 Lądek-Zdrój; adres e-mail: biuro@spacerowa7.pl; NIP: 8811489269; KRS: 0000410660; https://spacerowa7.pl/.

2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych

• W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z inspektorem ochrony danych (IOD) pisząc na adres e-mail: biuro@spacerowa7.pl.
• Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych przez administratora, w tym realizacji Pani/Pana praw wynikających z RODO.

3. Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

• 3.1. Dane osobowe uczestników konferencji „Hydrotechnika 2026” organizowanej w terminie 15-17.09.2026r. w Centrum Edukacyjno-Badawcze PK „Działownia” ,w Krakowie, zwanej dalej „Konferencją” w zakresie: imienia i nazwiska, stopnia naukowego, nazwy reprezentowanej instytucji, adresu email, wizerunku i głosu oraz nr telefonu – będą przetwarzane:
  • 1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w związku z udzieloną zgodą na przetwarzanie danych osobowych;
    2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, dla przetwarzania danych osobowych związanych z rejestracją;
    3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z organizacją Konferencji oraz archiwizacją dokumentów wynikającą z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w celu rejestracji uczestnictwa i zapewnienia obsługi administracyjnej uczestników Konferencji oraz archiwizacji dokumentów;
    4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO, w związku z realizacją zadań w interesie publicznym;
    5. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora, w szczególności w celu oceny jakości Konferencji, w celach statystycznych, dochodzenia roszczeń.
• 3.2. W celu udokumentowania Konferencji, będą wykonywane w jej trakcie fotografie, które zostaną opublikowane na tronie internetowej i mediach społecznościowych.
• Pani/Pana wizerunek będzie przetwarzany na podstawie Pani/Pana zgody, art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

4. Źródło pochodzenia danych osobowych

• Dane osobowe uczestników pochodzą z formularza rejestracyjnego oraz materiałów audiowizualnych przygotowanych podczas rejestracji Konferencji

5. Odbiorcy danych osobowych

• W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie 3, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:
  • 1. Upoważnionych pracowników administratora w zakresie organizacji Konferencji.
    2. Nieokreślony krąg odbiorców w związku utrwalonym wizerunkiem na fotografiach z Konferencji oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.

6. Okres przechowywania danych osobowych

• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do zorganizowania, przeprowadzenia, dokonania rozliczeń finansowych oraz archiwizacji w okresach wskazanych w przepisach prawa.
• Dane dotyczące imienia i nazwiska, adresu, email, nr telefonu przetwarzane na podstawie zgody osoby w celu umożliwienia przyszłego kontaktu w sprawach organizacyjnych i naukowych będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zaprzestania organizacji konferencji.
• Publikacja wizerunku może być wielokrotna i nieograniczona czasowo.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

• Przysługuje Pani/Panu prawo do:
  • 1. cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,
    2. dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,
    3. sprostowania (poprawiania) danych osobowych, które są nieprawidłowe,
    4. usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie,
    5. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
    6. sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
    7. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Dobrowolność podania danych osobowych

• 8.1. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do złożenia formularza zgłoszeniowego uczestnictwa w Konferencji.
• Niepodanie danych uniemożliwia przyjęcie formularza zgłoszeniowego.
• Podanie nieprawdziwych danych wiąże się z odpowiedzialnością określoną w odpowiednich przepisach.
• 8.2. W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych.
• Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• 8.3. Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na nasz adres korespondencyjny lub na adres e-mail: info@hydrotechnika.pl.
• W tytule należy podać „WYCOFANIE ZGODY”.

Załącznik nr 2

OGÓLNOPOLSKA KONFERENCJA NOWOCZESNA HYDROTECHNIKA DLA ROZWOJU GOSPODARKI WODNEJ

15-17 września 2026, KRAKÓW

Pakiety Mecenatu

RUBINOWY MECENAS KONFERENCJI 23 tys. zł (28,29 tys. zł z VAT23%)

• Wystąpienie promocyjne 15 min w każdej auli (łącznie 2 wystąpienia)
• Udział przedstawiciela Mecenasa w panelu ekspertów
• Stoisko promocyjne do ok. 8 m2 w strefie wystawowo-gastronomicznej
• Dwa roll-upy reklamowe w głównej auli oraz dwa w drugiej auli (łącznie 4 roll-upy w aulach)
• Indywidualne powitanie Mecenasa podczas otwarcia konferencji z krótkim przedstawieniem profilu działalności
• Pełne pakiety konferencyjne dla trzech osób (opłata i materiały konferencyjne, bankiet, wycieczka)
• Logo Mecenasa na tytułowej stronie programu konferencji wraz z określeniem „Rubinowy Mecenas Nowoczesnej Hydrotechniki”
• Logo Mecenasa na stronie internetowej konferencji oraz w komunikatach i materiałach konferencyjnych
• Wyświetlanie loga Mecenasa na ekranach konferencyjnych obu aul w czasie pomiędzy wystąpieniami
• Ulotka lub/oraz prospekt reklamowy dołączane do wszystkich materiałów konferencyjnych dla uczestników

SZMARAGDOWY MECENAS KONFERENCJI 15 tys. zł(18,45 tys. zł z VAT23%)

• Wystąpienie promocyjne 10 min w jednym z paneli tematycznych
• Udział przedstawiciela Mecenasa w panelu ekspertów
• Stoisko promocyjne do ok. 5 m2 w strefie wystawowo-gastronomicznej
• Roll-up reklamowy w każdej auli (łącznie 2 roll-upy w aulach)
• Pełne pakiety konferencyjne dla dwóch osób (opłata i materiały konferencyjne, bankiet, wycieczka)
• Logo Mecenasa na stronie internetowej konferencji oraz w komunikatach i materiałach konferencyjnych
• Wyświetlanie loga Mecenasa na ekranach konferencyjnych obu aul w czasie pomiędzy wystąpieniami
• Ulotka lub/oraz prospekt reklamowy dołączane do wszystkich materiałów konferencyjnych dla uczestników

ZŁOTY MECENAS KONFERENCJI 10 tys. zł(12,30 tys. zł z VAT23%)

• Roll-up reklamowy w każdej auli (łącznie 2 roll-upy w aulach)
• Stoisko promocyjne do ok. 3 m2w strefie wystawowo-gastronomicznej
• Pełny pakiet konferencyjny dla jednej osoby (opłata i materiały konferencyjne, bankiet, wycieczka)
• Logo Mecenasa na stronie internetowej konferencji oraz w komunikatach i materiałach konferencyjnych
• Wyświetlanie loga Mecenasa na ekranach konferencyjnych obu aul w czasie pomiędzy wystąpieniami
• Ulotka lub/oraz prospekt reklamowy dołączane do wszystkich materiałów konferencyjnych dla uczestników

SREBRNY MECENAS KONFERENCJI 5 tys. zł(6,15 tys. zł z VAT23%)

• Pełny pakiet konferencyjny dla jednej osoby (opłata i materiały konferencyjne, bankiet, wycieczka)
• Logo Mecenasa na stronie internetowej konferencji oraz w komunikatach i materiałach konferencyjnych
• Wyświetlanie loga Mecenasa na ekranach konferencyjnych obu aul w czasie pomiędzy wystąpieniami
• Ulotka lub/oraz prospekt reklamowy dołączane do wszystkich materiałów konferencyjnych dla uczestników

PAKIET INDYWIDUALNY MECENATU

• Spersonalizowana oferta dostosowana do potrzeb firmy

200zł RABATU NA PAKIET UCZESTNIKA DLA KAŻDEGO DODATKOWEGO PRZEDSTAWICIELA PONAD LIMIT PAKIETU MECENASA

hydrotechnika2026.pl Kontakt dr inż. Krzysztof Radzicki, przewodniczący komitetu organizacyjnego konferencji tel. 694 443 923, email krzysztof.radzicki@pk.edu.pl